A consolidação da sociedade do conhecimento e o avanço da tecnologia da informação (ti) têm influenciado na expansão da oferta de cursos em educação a distância (ead). a estruturação desses cursos, baseada em tecnologias digitais, como o ambiente virtual de aprendizagem (ava), adquire um papel importante neste contexto. entretanto, há lacunas nas teorias a respeito do emprego dessas tecnologias no gerenciamento da modalidade. o objetivo deste estudo foi desenvolver uma teoria substantiva dos fatores que influenciam a utilização do ava na gestão da ead, a partir da percepção dos gestores do projeto aluno integrado, da universidade federal de santa catarina (ufsc). foram utilizados os procedimentos metodológicos da grounded theory, à luz de strauss e corbin (2008), com apoio do software atlas.ti. os resultados revelaram seis fatores: elementos internos, agentes externos, compreensão da situação, sensações do gestor no uso do ava, intenções do gestor no uso do ava e processo de mediação (categoria central). os fatores foram integrados em torno da categoria central, permitindo a elaboração da hipótese fundamental da teoria e o estabelecimento de condições causais e interventoras. o modelo relacional, com oito proposições, permitiu demonstrar quatro consequências: otimista, pessimista, de apatia educacional e de apatia gerencial. a análise da categoria central revelou ainda quatro subprocessos, que envolvem seus mecanismos de ação/interação: compreender o curso, preparar o curso, gerenciar o curso e finalizar e avaliar o curso. também foram identificadas condições contextuais externas e internas que influenciam as estratégias do processo de mediação, numa sequência de quatro movimentos, em três fases no decorrer do tempo. ao se contrapor às visões superficiais do ava como instrumento de gestão, a conclusão principal do estudo é que as dimensões do processo de mediação o colocam como elemento potencializador de processos ora administrativos, ora educacionais no desdobramento do curso. espera-se que os resultados contribuam para expandir o conhecimento sobre o processo de gestão da ead, considerando a necessidade de se pesquisar mais acerca das implicações da utilização das tecnologias digitais no gerenciamento de cursos a distância.